Código de Ética

1. Aplicabilidad

2. Principios y valores

3. Directrices de Conducta:

3.1. Acciones discriminatorias
3.2. Uso de alcohol, drogas y armas
3.3. Relaciones con asociados de negocios
3.4. Recibimiento/oferta de regalos
3.5. Fraude, soborno y corrupción
3.6. Relación con autoridades y órganos gubernamentales
3.7. Relación con Accionistas e Inversionistas
3.8. Relación con la prensa
3.9. Responsabilidad social
3.10. Medio Ambiente
3.11. Salud y seguridad
3.12. Libertad de asociación
3.13. Uso de activos
3.14. Uso de la información/confidencialidad
3.15. Actividades paralelas
3.16. Actividades que no son del interés y de los negocios de la sociedad
3.17. Parientes/relación afectiva
3.18. Situaciones potencialmente conflictivas

4. Canal de comunicación

5. Gestión del Código de Ética y Conducta Empresarial

6. Órganos consultivos

7. Disposiciones Diversas

8. Palabras del CEO

9. Declaración de conflicto de intereses/Declaración de aceptación

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1. APLICABILIDAD

1.1. Las reglas que aparecen en este Código de Ética y Conducta Empresarial, así como las demás políticas y normas de Romi S.A. y sus subsidiarias (“Romi” o “Sociedad”), así como las leyes y reglamentos de los locales donde actuamos deben ser comprendidos y respetados por Empleados, Administradores, Comités y Consejo Fiscal, Pasantes, Jóvenes Aprendices, Proveedores, Prestadores de Servicios y cualquier tercero que actúe en nombre de Romi (“Empleados”).

2. PRINCIPIOS Y VALORES

2.1. La Sociedad busca los más elevados estándares de integridad, transparencia y confianza en todos sus negocios y relaciones y actúa conforme un conjunto de valores éticos y morales. Todos los Empleados son responsables de la diseminación de estos valores que deben guiar los negocios de la Sociedad.

2.2. Los principios y valores fundamentales de Romi son:

a) Respeto: acciones basadas en el respeto a las personas y al medio ambiente, con responsabilidad social con la comunidad en que actúa, considerando las normas y leyes en vigor.

b) Honestidad: crear y mantener relaciones de forma honesta e imparcial, sin omitir datos/hechos, siempre con base en la verdad y en la integridad moral.

c) Enfoque en el Cliente: garantizar la satisfacción del Cliente, desarrollando y ofreciendo productos y servicios de calidad que satisfagan sus necesidades.

d) Calidad: buscar la excelencia en la ejecución, con alto nivel de desempeño y el compromiso de entregar productos y servicios seguros, con calidad y alta tecnología, buscando siempre la mejoría continua.

e) Enfoque en los resultados: buscar la generación continua de resultados, valorizando la entrega de los resultados con consistencia, calidad y dentro de los plazos acordados.

f) Desarrollo profesional: proporcionar el desarrollo de los empleados, ofreciendo oportunidades basadas en el esfuerzo personal, mérito, desempeño y metas.

3. DIRECTRICES DE CONDUCTA

a) Las conductas a continuación son compromisos mutuos, establecidos entre la Sociedad y sus Empleados, que tienen como objetivo guiar las prácticas profesionales o esclarecer situaciones que puedan generar conflictos en las relaciones internas y externas de Romi.

b) Los temas seleccionados, que ciertamente no agotan todas las situaciones, fueron considerados inclusiones prioritarias en el Código de Ética y Conducta Empresarial de la Sociedad, a fin de contribuir para su gestión ética y sostenible.

3.1. Acciones discriminatorias

3.1.1. Las siguientes prácticas por cualquier Empleado de Romi no son toleradas:

a) Cualquier conducta que pueda ser caracterizada como discriminatoria por raza, nacionalidad, color, género, orientación sexual, idioma, necesidades especiales, creencia religiosa o convicción política, origen social o cualquier otra condición;

b) Cualquier conducta que pueda ser caracterizada como asedio moral o sexual, ofensa, hostilidad, exposición al ridículo, intimidación o humillación;

c) Cualquier tipo de propaganda política o manifestación religiosa, en las dependencias de Romi o en el exterior, en nombre de la Sociedad.

3.2. Uso de alcohol, drogas y armas

a) Romi no permite que nadie entre, transporte, consuma o permanezca bajo la influencia de alcohol o drogas ilícitas, dentro o fuera de sus dependencias, en nombre de la Sociedad.

b) No es recomendado el uso de cigarrillos o similares, incluso electrónicos, siendo prohibidos en ambientes cerrados, conforme la legislación.

c) No está permitido el porte de armas en las dependencias de la Sociedad, excepto para profesionales legalmente calificados y expresamente autorizados por la administración.

3.3. Relaciones con asociados de negocios

3.3.1. Todas las relaciones con los asociados de negocios de Romi, como Clientes, Proveedores y Prestadores de Servicios, deben ser pautados por criterios técnicos y transparentes, conducidos de forma ética y respetuosa, promoviendo una relación duradera y de confianza, actuando de acuerdo con los propósitos corporativos.

3.3.2. Los empleados que tuvieren relación familiar o interés personal con cualquiera de los asociados de negocios de Romi no podrán participar de ningún proceso de toma de decisión de la Sociedad ni usar las prerrogativas de su cargo o poder de influencia en la conducción de asuntos relacionados a este asociado.

3.3.3. La utilización del nombre Romi para la adquisición de bienes, contratación de servicios, obtención de préstamos, de forma privada o para terceros, con beneficio de crédito o descuentos especiales concedidos a la Sociedad, será considerada conflictiva con los intereses de Romi.

3.3.4. Será considerado conflictivo con los intereses de Romi el recibimiento de beneficios, como pagos, regalos, préstamos, ofertas de entretenimiento, viajes, empleos para parientes y favores de cualquier naturaleza, de personas físicas o jurídicas que sean asociados de negocios actuales o potenciales de la Sociedad.

3.3.5. Los empleados que actúan en nombre de Romi (“Empleados Efectivos”), que tuvieren cualquier tipo de relación, incluso de parentesco, con personas comercialmente relacionadas a Romi, ya sean Proveedores, Inversionistas o Colaboradores, deben comunicarle tal hecho a la Sociedad, por medio de Auditoría Interna, y declarar tal relación, siempre que estos Empleados efectivos tengan poder de influencia como consecuencia de sus actividades en la Sociedad.

3.4. Recibimiento/oferta de regalos

3.4.1. La práctica de intercambio de regalos y servicios debe ser realizada con cautela y transparencia para que no influencie o parezca influenciar las decisiones comerciales.

3.4.2. El recibimiento u oferta de regalos no monetarios, con valor de mercado equivalente a hasta US$ 50, en cada año civil, no será considerado conflicto de intereses.

3.4.2.1. Regalos o servicios que excedan este valor deben ser devueltos o, en el caso que no sea posible, deben ser enviados al Gestor, que decidirá sobre el destino final.

3.5. Fraude, soborno y corrupción

3.5.1. Romi posee una Política Anticorrupción y Antisoborno disponible en el sitio web de Romi S.A.

3.6. Relación con autoridades y órganos gubernamentales

3.6.1. La relación con un órgano o funcionario gubernamental directo o indirecto está prevista en la Política Anticorrupción y Antisoborno de la Sociedad.

3.7. Relación con Accionistas e Inversionistas

3.7.1. La relación de la Sociedad con los accionistas e inversionistas de Romi S.A. debe estar basada en la comunicación precisa, transparente, isonómica y oportuna de informaciones relevantes que les permitan monitorear las actividades y el desempeño de la Sociedad en conformidad con los procedimientos legales aplicables.

3.7.2. La relación con los accionistas e inversionistas de Romi S.A. solo puede ser promovida por medio del Director de Relaciones con Inversionistas y/o del Director-Presidente y, en situaciones específicas, por Empleados Efectivos debidamente autorizados, de acuerdo con las políticas, controles y procedimientos de la Sociedad.

3.8. Relación con la prensa

3.8.1. La relación de la Sociedad con la prensa debe ser conducida solamente por empleados efectivos autorizados, respetando los límites de la política de divulgación de Romi S.A., disponible en su sitio web.

3.8.2. Informaciones que puedan ser de interés especial de los accionistas de Romi S.A. solamente podrán ser divulgadas al mercado por su Director de Relaciones con Inversionistas y/o Director-Presidente.

3.9. Responsabilidad social

3.9.1. Romi tiene como principio actuar con responsabilidad social con las comunidades donde actúa, además de que sus Empleados establezcan una buena relación, respetando los intereses de estas comunidades y del país, contribuyendo para su desarrollo. En este sentido, Romi S.A. posee una Política de Inversión Social, disponible en su sitio web.

3.9.2. Romi cumple las leyes laborales en todos los países y regiones en que actúa, apoyando los derechos humanos fundamentales de todos los pueblos.
3.9.3. Romi desaprueba todas las formas de trabajo infantil y esclavo, así como el tráfico de personas y la explotación comercial, incluyendo la explotación sexual de hombres, mujeres y niños, y está totalmente comprometida en todos los mercados en que actúa para proteger a los individuos de todas las formas de abuso y explotación.

3.10. Medio Ambiente

3.10.1. Los empleados deben, en el ejercicio de sus funciones, estar comprometidos con la preservación del medio ambiente y con la adopción de medidas que tengan como objetivo la mejoría de la calidad de vida del ser humano.

3.10.2. Todos los negocios de Romi deben ser conducidos en total conformidad con la legislación ambiental, buscando la mejoría de sus procesos operativos, conforme el concepto de desarrollo sostenible.

3.11. Salud y seguridad

3.11.1. Romi vela por la salud y seguridad en el trabajo, en sus actividades y en las relaciones de trabajo. Los empleados deben respetar las políticas y normas de seguridad y salud dirigidas a cada área y función.

3.11.2. Los empleados efectivos que identifiquen cualquier situación que amenace su integridad física, de colegas o de terceros en el ambiente de trabajo deben informárselo inmediatamente al Gestor.

3.12. Libertad de asociación

3.12.1. Romi reconoce y respeta el derecho a la libre asociación, incluso en sindicatos, asociaciones, entidades de clase, partidos políticos o cualesquiera otras entidades constituidas, siempre que sea ejercido con responsabilidad y ética, dentro de los límites legales.

3.13. Uso de activos

3.13.1. Los empleados son responsables de preservar y velar por el manejo de los recursos y activos de la Sociedad, ya sean ellos financieros, materiales o intelectuales, muebles, equipos o infraestructura, debiendo velar por la limpieza y organización de su local de trabajo y por la conservación de los materiales y recursos dispuestos para realizar sus actividades, evitando desperdicios y gastos innecesarios.

3.13.2. Los activos no pueden ser utilizados para la obtención de ventajas personales ni cedidos a terceros, para ningún fin, salvo por las disposiciones contractuales celebradas de acuerdo con las normas internas.

3.14. Uso de la información/confidencialidad

3.14.1. Los empleados deben, en sus acciones dentro y fuera del ambiente corporativo, proteger la propiedad intelectual de la Sociedad, que incluye sus marcas, patentes, otros activos intangibles, tecnología y otras informaciones. Por tanto, ellos no pueden usar indebidamente ni divulgarle a terceros cualesquiera informaciones consideradas confidenciales por la Sociedad, incluyendo, pero no limitándose a, procedimientos administrativos, informaciones sobre Empleados efectivos, Proveedores y Clientes, incluyendo inactivos, proyectos de ingeniería, informaciones comerciales y financieras, actos societarios, contratos, procesos y otras informaciones consideradas “secretas”, utilizándolas exclusivamente para ayudar a Romi en el desempeño de sus actividades. Excepcionalmente, tales informaciones pueden ser divulgadas mediante autorización expresa del Gestor.

3.14.2. Los empleados que posean informaciones que no sean del conocimiento del público (informaciones privilegiadas) y que puedan influenciar el valor de las acciones de Romi S.A. no pueden comprar ni vender tales acciones y deben cumplir su Política de Negociación.

3.15. Actividades paralelas

3.15.1. Los empleados de Romi están prohibidos de ejercer actividades profesionales fuera de la relación contractual con la Sociedad, remuneradas o no, en situaciones de conflicto de intereses, como las siguientes:

a) situaciones que compitan, directa o indirectamente, con las actividades o intereses de la Sociedad;
b) situaciones que estén relacionadas a los actuales o potenciales asociados de negocios de la Sociedad de alguna forma;
c) situaciones en las cuales usan recursos de la Sociedad durante la jornada de trabajo;
d) situaciones que perjudiquen el desempeño eficiente de sus actividades en Romi; y
e) situaciones que violen este Código.

3.16. Actividades que no son del interés y de los negocios de la sociedad

3.16.1. Los empleados están prohibidos de ejercer actividades que no sean del interés de Romi y que estén fuera del alcance de su negocio, ya sean ellas remuneradas o no, en sus dependencias, tales como:

a) venta, publicidad y propaganda de productos, servicios y actividades de naturaleza comercial, religiosa, política, de clase y prácticas relacionadas a apuestas en general;

b) divulgación de listas para la recaudación de fondos para cualquier finalidad, excepto con la aprobación del Gestor;

c) publicación o distribución de pósteres y/o comunicaciones por escrito no relacionadas a los negocios de la Sociedad, excepto mediante la aprobación del Gestor;

d) divulgación de peticiones para cualquier finalidad;

e) utilización de la dirección de la Sociedad para recibir correspondencia particular.

3.17. Parientes/relación afectiva

3.17.1. Empleados efectivos están prohibidos de tener familiares trabajando en una posición subordinada directa o indirecta en el mismo departamento.

3.17.2. Para los fines de este Código, los siguientes son considerados miembros de la familia: cónyuge, compañero(a), novio, novia, padre, madre, padrastro, madrastra, hijo, hija, hijastro, hijastra, suegro, suegra, yerno, nuera, hermano, hermana, cuñado, cuñada, abuelo, abuela, nieto, nieta, tío, tía, sobrino, suegro(a) del hermano o hermana, primo, entre otros.

3.17.3. Los empleados están prohibidos de influenciar o participar de las decisiones de reclutamiento y selección, promoción, evaluación y transferencia involucrando a un miembro de la familia.

3.18. Situaciones potencialmente conflictivas

3.18.1. Toda y cualquier situación personal, existente o a ser desarrollada, que podría potencialmente ser caracterizada como conflicto de intereses, debe ser comunicada a la Sociedad por el Empleado.

3.18.2. La Sociedad abordará el asunto de forma adecuada.

3.18.3. En el caso de potencial conflicto de intereses, el Empleado potencialmente conflictivo no podrá ser involucrado en el tratamiento del asunto, quedando establecido que, en el caso que sea un Gestor, deberá abstenerse de decidir sobre el tema.

4. DENUNCIAS

4.1. Los Empleados de Romi que tomen conocimiento de cualesquiera situaciones, actos, hechos o prácticas que violen las disposiciones de este Código, de las políticas, legislación o reglamentos aplicables a la Sociedad deberán comunicarlos por medio del Sistema de Denuncias de la Sociedad, disponible en el sitio web de Romi.

4.2. El Sistema de Denuncias de Romi permite la comunicación transparente y anónima y garantiza un tratamiento imparcial y confidencial. Las denuncias hechas en el canal serán analizadas por la Auditoría Interna de Romi S.A. y por la Comisión Ejecutiva de Ética, que tratará cada caso de manera adecuada, garantizando el secreto y preservando la identidad del denunciante, no estando permitida la represalia de ninguna especie.

5. GESTIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA EMPRESARIAL

5.1. Los empleados son responsables de aplicar y cumplir las reglas que aparecen en este Código de Ética y Conducta Empresarial y deben velar para que sean cumplidas.

5.2. Las violaciones a este Código y otras políticas y normas de Romi le imponen sanciones a los infractores, incluyendo advertencia verbal o escrita, suspensión, despido con o sin justa causa, notificación e incluso rescisión contractual para personas jurídicas.

5.3. Las medidas disciplinarias serán aplicadas considerando el tipo de violación y su gravedad.

6. ÓRGANOS CONSULTIVOS

6.1. Auditoría Interna, el Departamento Jurídico y de Compliance y la Comisión Ejecutiva de Ética de Romi S.A.

6.2. El Gestor, en conjunto con la Auditoría Interna de Romi S.A., es responsable de monitorear el cumplimiento del Código de Ética y Conducta Empresarial, velar por el funcionamiento del Sistema de Denuncias y recibir y tratar las denuncias, junto a la Comisión Ejecutiva de Ética, con garantía de secreto y anonimato, cuando sea aplicable.

6.3. El Departamento Jurídico y de Compliance de Romi S.A. será responsable de proponerle a la Comisión Ejecutiva de Ética, con Auditoría Interna, recomendaciones para la mejoría del Código de Ética y Conducta Empresarial, para actualización permanente. La Comisión, a su vez, puede presentarle estas modificaciones al Consejo de Administración para deliberación.

6.4. La Comisión es responsable de establecer, con imparcialidad, criterios para el tratamiento de situaciones no previstas en el Código, dirimir situaciones controvertidas, resolver dilemas éticos y garantizar uniformidad de los criterios utilizados para resolver casos semejantes.

7. DISPOSICIONES DIVERSAS

7.1. Romi se reserva el derecho de modificar y revisar cualesquiera políticas y normas en vigor sin previo aviso, sin necesariamente hacerle modificaciones al Código.

7.2. Si el contenido de este Código entra en conflicto con cualquier legislación nacional de los países en que Romi opera, se debe entender que los requisitos legales prevalecen sobre los requisitos contenidos en este Código.

7.3. Los empleados de la Sociedad serán entrenados periódicamente sobre el Código de Ética y Conducta Empresarial y su cumplimiento.

8. CARTA DEL CEO DE ROMI S.A.

Romi S.A. y sus subsidiarias buscan los más elevados estándares de integridad, transparencia y confianza en todos sus negocios y relaciones y actúan conforme un conjunto de valores éticos y morales. Todos los consejeros, directores y empleados de Romi son responsables de la diseminación de estos valores que deben guiar los negocios de la Sociedad.

La aplicación de estos estándares éticos y morales en el ejercicio de su actividad empresarial garantiza la credibilidad de la Sociedad ante los diversos públicos y agentes con los cuales se relaciona.

La reputación de Romi es construida con base en nuestras actitudes y decisiones diarias. Por tanto, nuestras acciones deben estar siempre alineadas a nuestro Código de Ética y Conducta, así como a los valores de la Sociedad. Recuerde: cuidar de la reputación e integridad de Romi es responsabilidad de todos.

Atentamente,

Luiz Cassiano Rando Rosolen
Director-Presidente